2012年跟單員考試復(fù)習(xí)資料跟單員的工作界定二
來源：中大網(wǎng)校發(fā)布時間：2012-11-12
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跟單員工作的管理性：有句話說，如果要想學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一個工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，惟跟單員工作是計劃性、管理性的。一個工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，當(dāng)然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了！！”
跟單員這個崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”很多部門。于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時更是對傳統(tǒng)“官本位”組織作風(fēng)的一種超越。可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個崗位，中國企業(yè)的管理似乎也上了一個新的臺階。
我們所得出的結(jié)論是：跟單員工作是一項很鍛煉人的工作。我們可以這樣對世人講：“要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果要學(xué)管理，最好的方法就是從跟單員開始。
企業(yè)千變?nèi)f化，企業(yè)管理博大精深，可是，具體工作中的道理，卻是一樣的！
跟單員之工作如以訂單為線索的話，主要工作包括接到客戶訂單后，與客戶商討開出《形式發(fā)票》資料，訂單確認(rèn)后根據(jù)客戶訂貨要求或來樣制作《生產(chǎn)通知單》、《材料耗用表》等分發(fā)給相關(guān)部門，結(jié)合倉庫存量協(xié)助采購訂購物料，生產(chǎn)中跟蹤是否按客戶要求生產(chǎn)，產(chǎn)品生產(chǎn)將要結(jié)束時同船務(wù)公司或貨貸外貿(mào)公司聯(lián)系出貨事宜，工廠出貨。
接單： 客戶落單方式主要有電話（口頭）、傳真、E-mail三種方式。有的公司要求必須有客戶公司蓋章、負(fù)責(zé)人簽名的傳真件，出貨前必須收到原件或船頭版。
一旦收到客戶的訂單，首先應(yīng)審單。確認(rèn)產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、交貨期、交貨方式、單價條款、付款方式、包裝要求。
產(chǎn)品名稱規(guī)格、數(shù)量的審查： 客戶傳真到廠的訂單很多時候是英文的或只有一些產(chǎn)品代碼，這時要對應(yīng)客戶相關(guān)資料冊，查出產(chǎn)品的中文名稱及規(guī)格。如為客戶從未下過的產(chǎn)品，經(jīng)翻譯描述后確認(rèn)產(chǎn)品名稱，最好登記入對應(yīng)客戶資料冊，以便第二次下單時有資料可查。
單價、金額的審查： 客戶下單時，有時會把單價標(biāo)出，這時，要把工廠單價表拿出，對應(yīng)單價條款，查看客戶單價打印是否有誤，同時復(fù)核金額有沒有錯；如客戶下單時未標(biāo)出單價，就應(yīng)該拿出工廠單價表，查出對應(yīng)單價，計算出金額。如果是新客戶下單，應(yīng)查以前給此客戶的報價。
交貨期的審查： 客戶下單一般有規(guī)格，有具體交貨期的要求，但是有時也未規(guī)定并貨期的時候。無論客戶是否有規(guī)定交貨期，均應(yīng)根據(jù)訂單數(shù)量的多少，材料采購進(jìn)倉的狀況，現(xiàn)有生產(chǎn)部的生產(chǎn)排程，再結(jié)合客戶的交貨期要求，報一個實際的工廠交貨期給客戶。對于急單，能插單則插單，不能插單者，與客戶解釋協(xié)商確定交貨期。
付款方式的審查： 審查的內(nèi)容主要為看客戶的付款方式是否為本廠可以接受的方式。因為工廠上層領(lǐng)導(dǎo)很多時候都規(guī)定有些付款方式不接受。所以，每接到工廠不能接受的付款方式，應(yīng)電話或傳真告知客戶這一付款方式是工廠不能接受的，請修改為工廠可以接受的其它付款方式。對工廠來說，最有利的方式就是信用證。
單價條款的審查： 主要審查訂單的單價是否為對應(yīng)單價條款。因為工廠的單價表中可能有CNF價、FOB價、CM工廠交貨價。不同的單價條款對應(yīng)不同的單價。千萬不能混用，比如把工廠價當(dāng)做CNF價或其它價來用。
包裝要求的審查： 審查客戶的包裝要求工廠是否能夠滿足，客戶提供的包裝資料是否齊全，有無明顯錯誤。客戶的包裝資料一般包括內(nèi)包裝、外包裝、標(biāo)簽、包裝說明書。內(nèi)包裝主要有白盒包裝、彩盒包裝、吸塑包裝、折裝等；外包裝主要是印刷嘜頭；標(biāo)簽主要是看客戶規(guī)定哪些地方需貼標(biāo)簽，印刷要求是什么。最麻煩的是內(nèi)包裝的彩盒包裝和吸塑包裝。當(dāng)然，如果彩盒客戶提供菲林，工廠只負(fù)責(zé)印刷，那還比較簡單一點，但也要審查菲林尺寸，做出彩盒能否裝下產(chǎn)品。很多時候，客戶對產(chǎn)品的了解不夠工廠那么清楚，會弄錯尺寸，該修改的要修改。吸塑包裝主要存在一個開吸塑模的問題。
交貨方式的審查： 交貨方式主要有空運、海運、陸運、郵寄。如果是量少又較急的貨物，采用空運；如果貨多而不急，一般采用海運。幾種方式中海運的費用相對較便宜；如果出貨到香港，可以采用陸運。所以在接到訂單時，首先要看是費用是由誰支付，客戶支付的話，由客戶決定采用何種交貨方式；如果由工廠承擔(dān)運費，盡量采用海運。如果產(chǎn)品單價所含運費只是海運費，而客戶要求空運時，廠方可以要求客戶承擔(dān)多出部分的費用。
