電腦制單的含義？
來(lái)源：育路單證跟/單考試發(fā)布時(shí)間：2008-06-30 14:27:12
電腦制單[Documents Made by Computer] 單證數(shù)據(jù)(含文字的、數(shù)值的)的錄入，查詢(xún)、編輯、修改、輸出、通訊、數(shù)據(jù)共享等操作均用電腦進(jìn)行。單證的制作是對(duì)外貿(mào)易中一個(gè)十分重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。由于出口單證種類(lèi)繁多，在制單過(guò)程中不僅與出口企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)、運(yùn)輸、財(cái)會(huì)等部門(mén)有密切關(guān)系，而且在單證運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中還涉及到銀行、運(yùn)輸部門(mén)、海關(guān)、商檢局、保險(xiǎn)公司、貿(mào)促會(huì)等多個(gè)部門(mén)。為了保證貨物流轉(zhuǎn)和收匯的安全、迅速，必須確保審證、制單、審核、交單工作的正確．完整、及時(shí)和整潔。在對(duì)外貿(mào)易日益發(fā)展的形勢(shì)下。單證工作的國(guó)際化，標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化勢(shì)在必行。單證工作的改革已刻不容緩。由于單證種類(lèi)的不同，單證作業(yè)的流程也各有不同，但電腦制單的基本流程如下圖所示。
(1)單證數(shù)據(jù)錄入：由電腦顯示器模擬單證的格式，由操作人員將有關(guān)數(shù)據(jù)輸入電腦。常用的輸入的方式有三種：①鍵盤(pán)輸入。②共享數(shù)據(jù)庫(kù)中將有關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)入。③電子掃描儀將信息錄入。
(2)單證數(shù)據(jù)的排版：將錄入電腦的單證數(shù)據(jù)，按照通用的標(biāo)準(zhǔn)格式在電腦顯示器上進(jìn)行排版，使錄人的數(shù)據(jù)排列整齊和規(guī)格化。
(3)單證草稿的打�。簩⒕庉嬇虐婧蟮膯巫C數(shù)據(jù)的草稿打印出來(lái)。
(4)單證草稿的審核：將打出來(lái)的單證草稿與各原始單據(jù)進(jìn)行仔細(xì)校對(duì)、審核。
(5)單證數(shù)據(jù)的修改：用校對(duì)好的單證草稿對(duì)原先存入電腦的單證數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。修改在電腦屏幕上進(jìn)行，直觀、清晰，操作方便。重復(fù)操作步驟(3)、(4)、(5)直
至完全正確為止。
(6)單證數(shù)據(jù)的確認(rèn)，存盤(pán)：?jiǎn)巫C數(shù)據(jù)修改正確后，確認(rèn)存盤(pán)。存盤(pán)可以是軟盤(pán)，硬盤(pán)，也可以存人磁帶，以備隨時(shí)打印，查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
(7)單證的打�。簩⒋_認(rèn)后存盤(pán)的單證數(shù)據(jù)按單證格式的規(guī)定打印出來(lái)。打印的方式有三種：①一般針打。可以用復(fù)寫(xiě)紙一式多份；也可用無(wú)碳復(fù)寫(xiě)紙一次打印的份數(shù)更多，目前后者的打印方式正在推廣。②激光打印。散光打印的單證質(zhì)量好字體清晰，外形美觀。③印刷系統(tǒng)膠印。這種方法對(duì)數(shù)量大，復(fù)印份數(shù)多的單證比較合適。
電腦制單極大地減輕了制單人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了制單過(guò)程，加快了制單速度，尤其是實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享后，保證了單證之間的數(shù)據(jù)一致性，提高了單證工作的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)化程度，是單證工作改革的重要措施。