一、概述

　　備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級是比較低的，主要用來提醒、督促對方，或就某個問題提出自己的意見或看法。在業(yè)務上，它一般用來補充正式文件的不足。它的內容可以分為以下幾項：

　　書端（Heading）；

　　收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee‘s Name， Title， Address）；

　　稱呼（Salutation）；

　　事因（Subject）；

　　正文（Body）；

　　結束語（Complimentary Close）；

　　署名（Signature）。

　　二、注意事項

　　書端部分包括發(fā)文機關的名稱、地址、發(fā)文日期，有的還包括電報掛號、電傳號、電話號碼等。許多機關有自己特制的信箋，在寫書端時，其格式和標點符號的使用與一般信件的相同。收文人（或收文單位）的姓名、頭銜、地址一項寫在左上角編號處的下面，其格式與書信的寫法相同。

　　稱呼從左邊頂格寫起，對一般機關、團體的負責人一般用Dear Sir，對政府官員可用Sir.

　　“事因”一項目前采用得較少。它可放在稱呼語之前，也可放在其后，前面可加Re或Docket， Subject.如果此項寫在稱呼語之前，多從左邊的頂格寫起；若放在稱呼語之后，一般寫在信箋正中。它多采用不完整的句子，只需很少幾個詞，甚至一個詞，目的在于使收文人對文中的主要內容一目了然，便于及時處理。

　　正文、結束語和署名等項與一般信件的格式相同。

　三、舉例

　　例1

　　Directions： Write a memorandum of about 100 words to the student service department and ask them to fix a telephone for each dormitory.

　　MEMO

　　August 16，2004

　　To：The leader of student service department

　　From： Li Ming

　　Subject：Telephone

　　Dear Sir，

　　I would like to remind you that we are in want of a telephone for each dormitory. As a university student， we need to cope with the daily increasing communications with teachers， friends and people outside the campus.

　　We need a telephone to get and send message， which is important for us. Though most of us have mobile phones and e-mail address， a telephone in the dormitory is after all the most convenient and cheapest tool of communication. I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.

　　Regards.

　　Yours，

　　Li Ming

　　*“remind”一詞用法比較多，可以在后面直接接人或賓格，如“提醒我”譯為please remind me.如果提醒某人某事則用remind somebody of something，也可以在后面加從句，即“remind sb that”，remind還有一個意思為“使想起”同樣用remind…of…的結構，應注意與提醒某事區(qū)分。