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外貿(mào)跟單員工作流程

來源:中大網(wǎng)校發(fā)布時間:2012-11-09

  跟單員對出口貨物的跟單工作主要有:

  (1) 接單

 。2) 跟進生產(chǎn)

 。3) 催審單證

 。4) 出貨跟蹤

 。5) 制單結(jié)匯

  一。接單的形式:在出口貿(mào)易中,最常見的是:

  (1) 合同:(CONTRACT)合同有銷貨合同(SALES CONTRACT)和購貨合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由賣方草擬,后者由買方草擬。

 。2) 確認書;(CONFIRMATION)它比合同要簡化些。對異議,仲裁,不可抗力等條款都不列入。它也有銷貨確認書(SALES CONFIRMATION)和購貨確認書(PURCHASE CONFIRMATION)。這種格式的合同一般適用于成交金額不大,批次較多的輕工商品,日用品,土特產(chǎn)等。

  而合同用的比較正規(guī)。機器設備,大棕貿(mào)易的進出口。

  還有協(xié)議書,意向書,訂單和委托訂單等。

  要提的是,客戶從國外直接發(fā)來的訂單或委托訂單,我們收到后要回復,不能置之不理,否則算默認。

  1.接單的程序: 詢盤,發(fā)盤,還盤,接受等環(huán)節(jié)。

 。1) 詢盤:(INQUIRY)又叫詢價。

 。2)發(fā)盤:(OFFER)又叫報價。是賣方向買方提出各項交易條件,并愿意按照這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。在實際業(yè)務中,發(fā)盤通常是一方在收到對方的詢盤后作出的。

 。3) 還盤:(COUNTER-OFFER)又叫還價。

 。4)拒絕還盤 (Decline counter-offer)

  (5)接受(ACCEPTANCE)買方或賣方同意對方在發(fā)盤中提出的各項交易條件,并愿意按這些條件達成交易,訂立合同的一種確定的表示。

  2.審單:即審核合同

  2.1.審單內(nèi)容:

  產(chǎn)品名稱、規(guī)格

  質(zhì)量

  數(shù)量

  單價、總額

  價格條款

  付款方式

  包裝要求

  交貨期

  交貨方式

  2.2.審單方法:

 。1)產(chǎn)品名稱,規(guī)格: 審查時產(chǎn)品代碼/型號是不是自身的產(chǎn)品?與我們的產(chǎn)品資料能否對上號?有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼/型號同時也代表了規(guī)格。

 。2)質(zhì)量:也稱品質(zhì)。是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。

 。3) 數(shù)量: 應審查貨物的數(shù)量是否可以及時備妥,其計量單位,重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù):如合同數(shù)量前加“約”,可使交貨數(shù)量有適當?shù)臋C動。國際上對約字的含義解釋不一。有的認為是2.5%,有的認為是5%.按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》,信用證上如規(guī)定約字,應允許有不超過10%的增減幅度。

 。4)單價,總額的審查:

  1、客戶下單有的會將單價標出,我們要對照我們的報價表審查是否對?總額有沒有加錯?

  2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣,但也有以其它幣種的。要注意的是要用在國際上流通的硬貨幣。(英鎊,港幣,歐元)

 。5)價格條款的審查: 出口貨物的單價條款,也稱價格術(shù)語,常用的有:

  FOB (free on board, …named port of shipment)船上交貨價(指定裝運港的價格條件)

  CIF (cost, insurance and freight, …named port of destination) 成本+保險費+運費(指定目的港)價格。

  FCA (free carrier) (用于空運)by air

 。6)付款方式審查:

  1. 付款方式是否能接受?LC ,付定金,等等。

  2. 支付的貨幣能否接受?

 。7)包裝要求的審查:

  1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝,展示給客戶能否接受?

  2. 客戶提供的包裝(彩印,尺寸)我們能否做?

  3. 客戶提供的包裝資料是否齊全?(內(nèi)包裝,外包裝,標簽 hangtag, price tag ,說明書, 嘜頭 shipping mark)

  (8)交貨期的審查:跟單員應審查交貨期是否合理,公司是否能及時籌備到貨物,并裝船送達。

 。9)交貨方式的審查: 運輸主要有海運,陸運,空運,郵寄等等。

  注:如運費由客戶支付,客戶決定交貨方式。如我們付費,盡量用海運。如報的價是連同海運價,而客戶要求空運(趕銷售),我們可要求客戶承擔多出部分的費用。

  關(guān)于樣品: 要獲取訂單,備好樣品是很重要的一步。

  1. 寄目錄,樣本:

  2. 準備樣品。

 。1) 工廠現(xiàn)有的款式

 。2) 新款

  (3) 客戶來樣。

  要領(lǐng):無論老品,新品,還是客戶來樣,樣品都要寄給客人進行確認。特別是新品可能要反復修改幾次。跟單員一定要保存好最終的確認樣品,以免客人在下單時找不到確認樣。在國際貿(mào)易中,憑樣品成交的比重很大。

  作為跟單員,我們要做到:

  A: 有完整的產(chǎn)品資料,主動進行宣傳。

  B: 新品的成本,價格要進行核算。

  C: 新品的制作要留有實樣。

  D: 客戶的來樣要保存好原樣。

  形式發(fā)票:PROFORMA INVOICE

  買方為了向其本國當局申請進口許可證或核批外匯,在未成交前要求出口方將擬出售成交的商品名稱,規(guī)格,價格等條件開立的一份參考性發(fā)票。這種發(fā)票在成交后不能代替正式發(fā)票使用,對雙方都無最終約束力。

  為了區(qū)別于正式發(fā)票,它必須明顯表明“形式發(fā)票”字樣。形式發(fā)票上一般要顯示訂單的相關(guān)信息。(收貨人,合同號,形式發(fā)票號,開出日期)。 產(chǎn)品信息 (品名,數(shù)量,價格,交貨期)。合同條款(價格條款,付款方法)。此外,提供銀行資料以便客戶開證或匯款。

  簽訂合同后跟單的主要程序:

  以貨,證,船,款為中心,包括:備貨,催證,改證,租船訂倉,(報關(guān),報驗,裝船),制單,結(jié)匯等環(huán)節(jié)。我們將這些程序概括為:

  備貨及生產(chǎn)跟單

  催審單證

  訂倉裝船

  制單結(jié)匯

  二、生產(chǎn)跟單

  產(chǎn)前批辦:準備顏色辦,輔料樣辦,包裝樣辦,產(chǎn)前樣辦等給客人批,OK后開始生產(chǎn)大貨

  2. 生產(chǎn)進度跟蹤(進度跟蹤表,訂單號,交貨日期,生產(chǎn)進度,問題解決)

  3. 安排QC驗貨 (中期驗貨,走貨前驗貨)

  4. 準備出貨

  三、催審單證:大多數(shù)的支付方式是L/C.對安全收匯有保障,因它是銀行信用。只要所裝運貨物與信用證條款一致,銀行保證付款。跟單員應對以L/C為支付方式的合同進行催證,審核和修改的跟蹤工作。

  催證:貨物快完成時,要催證。

  審證:審開證人和受益人是否正確,L/C的貨物和金額與合同是否相同,裝期,特別條款等。

  改證:審證后發(fā)現(xiàn)問題如包裝上,總金額,有效期,拼寫錯誤等,必須要求對方修改,一份L/C,可能有幾處問題,我們要一一指出,一次性修改。

  四、訂倉裝船:貨物備妥,L/C沒問題后,我們就要進入到出貨裝柜,租船訂倉和裝船的階段。

  按CIF成交的,我們負責租船訂倉和裝船的手續(xù)。

  首先: 出貨裝柜:跟單員在出貨前三四天就要聯(lián)系出貨裝柜事。這當中要做的工作有貨柜選擇,制作裝箱單,跟蹤裝柜等。

  A. 貨柜選擇:根據(jù)貨物的不同而選擇不同的貨柜。常用的有:20‘ (29 – 30立方/17.5噸) 40’ ( 58 – 61 立方/22.5噸), 40‘H (68 –71立方/27.5噸)

  B.制作裝箱單:裝箱單應包括出貨的品名規(guī)格,數(shù)量,箱數(shù),毛凈重,包裝尺碼,總體積,箱號,嘜頭等。

  C.跟蹤裝柜:出貨前一天通知有關(guān)人員并確定出貨數(shù)量的準確性。協(xié)助生產(chǎn)部門安排好人員裝柜。貨柜到廠后,跟單員要監(jiān)裝,指導貨物的擺放。如一個柜內(nèi)有幾種貨,每一規(guī)格的產(chǎn)品要留一二箱放于貨柜尾部用于海關(guān)查貨用。

  按FOB成交的,只要將貨物送到指定裝貨港即可

  五、制單結(jié)匯:是出口貨物跟單的最后一個環(huán)節(jié)。

  A.制單:貨物裝船后,跟單員要及時按L/C,合同或其它單據(jù)的內(nèi)容制作各種單據(jù)。要在L/C的有效期內(nèi)將單據(jù)送交銀行。出口單據(jù)主要有:匯票,發(fā)票,海關(guān)發(fā)票,提單,裝箱單,產(chǎn)地證,商檢證,保險單等。

  B.結(jié)匯:如按L/C的規(guī)定制作了單據(jù),并及時送交了銀行,我們就可及時收到貨款了。單據(jù)要求:正確,完整,及時,簡明,整潔。

  生產(chǎn)企業(yè)跟單(工廠跟單)

  生產(chǎn)過程跟單的流程:

  1、下達生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后,應將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確客戶所訂產(chǎn)品的名稱,規(guī)格型號,數(shù)量,包裝要求,交貨期等。

  2、分析生產(chǎn)能力。 生產(chǎn)通知單下達后,要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期,按質(zhì)地交貨。如不能應采取什么措施?要不要外包?

  3、制定生產(chǎn)計劃。

  4、跟蹤生產(chǎn)進度

  跟蹤生產(chǎn)進度的表單:生產(chǎn)日報表,生產(chǎn)進度控制表,生產(chǎn)異常處理表,生產(chǎn)線進度跟蹤表。

  5.交期延誤:如是工廠原因,要通知客戶,取得同意后方可出貨。如不同意,一是協(xié)商,我們可承擔部分費用將貨出去。二就只好取消訂單了。

  6. 有關(guān)訂單的更改問題:客戶對已下的訂單因市場變化會有更改,有數(shù)量上的(或增加,或減少),有包裝上的,有交期的變更(或提前,或推遲)。接到客戶要求變更,首先要看改什么?能否接收?如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了,已收尾,就不可能再更改了。如還沒按排,問題不大。如已按排了部份,要進行協(xié)商。比如數(shù)量要減,我們已按原數(shù)量采購了材料,如果是通用的,問題不大。但如是專用的,客戶要承擔部份費用。對交期:如要提前,我們要根據(jù)實際情況說。如要推遲,時間短,問題不大,但如要延遲很長,那倉儲費,損耗費要承擔。

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